هيكل دائرة التخطيط
دائرة التخطيط والمتابعة
هي احدى تشكيلات ديوان الوقف السني بموجب قانون ديوان الوقف السني رقم 56 لسنة 2012 .
وتـــتولى الـــدائرة المهام الآتية:
- اعداد المؤشرات العامة لخطط الديوان والمناهج المنبثقة عنها في ضوء اهدافه وضمن اطار خطة التنمية الوطنية ومتابعة تـــنـــفيذها.
- تجميع وتبويب وتحليل البيانات الاحصائية لأغراض اعمال الديوان .
- تقييم الاداء المؤسسي والوظيفي وفق معايير محددة.
الـــــــرؤيــــــــــة
خلق فريق رائد يمتلك القناعة والمعرفة والمهارة لأعداد الخطة الاستراتيجية للديوان واداراتها وفق قاعدة معلومات رصينة وتقييم الاداء واحداث التغيير الايجابي المنشود من خلال تطبيق معايير واسس تقييم الاداء المؤسسي والوظيفي.
الرسالة
مؤسسة حكومية تسهم في تطوير وتحديث منهجية واليات ووسائل التخطيط المستخدمة في اعداد الخطط السنوية والاستراتيجية للوصول الى تخطيط متقن يتناسب مع عظم المهمة وحجم التحديات من خلال خلق فريق رائد يمتلك القناعة والمعرفة والمهارة ويستند على قاعدة معلومات رصينة ومؤشراتتقييم الاداء المؤسسي والوظيفي وفق معايير محددة.
الــــقـــــيم
- الاخلاص والامانة في العمل
- الموضوعية في التعامل
- العمل بروح الفريق الواحد
- التطوير المستمر لقدرات المؤسسة والعاملين فيها
- التفوق من خلال العمل بجد واتقان
- الالتزام بالتوقيت الزمني
الاهــــــــــــداف
- تطوير وتحديث منهجية واليات ووسائل التخطيط المستخدمة في اعداد الخطط السنوية والاستراتيجية ومتابعة تنفيذها.
- اعداد خطة موحدة شاملة رصينة لتحقيق اهداف الديوان بكفاءة .
- بناء نظام احصائي وفق قاعدة معلومات رصينة تسهم في رسم الخطط والسياسات العامة لديوان الوقف السني .
- تطوير و تنمية القدرات في مجال التخطيط والتقييم والاحصاء .
- ربط الاداء المؤسسي بتقييم الاداء العام لديوان الوقف السني ومن ثم الاداء الحكومي .
- الاستخدام الامثل للموارد المتاحة لديوان الوقف السني .
تتالف الدائرة من (4 أربعة أقسام) ومجموعة شعب مركزية وكما مبين في الهيكل التنظيمي المرافق نسخة منه طياً
مهام أقسام وشعب الدائرة
قسم اعداد الخطة والمتابعة
يقوم بالمهام التالية :
1- إعداد وتنظيم خطط دوائر الديوان وإقرارها من قبل مجلس ديوان الوقف السني .
2- متابعة تنفيذ خطط دوائر الديوان .
يتألف من الشعب التالية :
أولا : شعبة أعداد الخطة : تقوم بالإعمال التالية :
* تحديد المؤشرات والاتجاهات العامة لإعداد خطط دوائر الديوان كافة
* تجميع وتنسيق الخطط التي تضعها دوائر الديوان والأقسام المركزية ومديريات المحافظات ومناقشتها مع الدوائر المعنية
* أعداد الخطة العامة للديوان في ضوء الخطط التفصيلية وعرضها على مجلس ديوان الوقف السني لمناقشتها وإقرارها .
* المشاركة في أعداد الخطة الاستثمارية بالتنسيق مع الدائرة الهندسية .
ثانيا : شعبة المتابعة
* متابعة ما تم تنفيذه من الخطة السنوية مع دوائر الديوان والأقسام المركزية ومديريات أوقاف المحافظات .
* تنظيم وإصدار التقارير الخاصة بالانجازات الفصلية لدوائر الديوان ورفعها إلى رئاسة مجلس الوزراء ومجلس ديوان الوقف السني .
* متابعة تنفيذ قرارات مجلس ديوان الوقف السني .
قسم الإحصاء
يقوم بالمهام التالية :
- جمع البيانات عن أنشطة الديوان وتحليلها لغرض وضع الخطط والبرامج الخاصة بالديوان .
- بناء قاعدة معلومات خاصة بالديوان .
- تزويد الجهاز المركزي للإحصاء والجهات الرسمية الأخرى بالبيانات الإحصائية الخاصة بالديوان وحسب الطلب الواقع على هذه البيانات .
يتألف من الشعب الآتية :
1- شعبة الإحصاء وتحليل البيانات
تقوم بجمع البيانات الخاصة بأنشطة الديوان وتحليلها وبناء قاعدة معلومات .
2- شعبة إحصاء القوى العاملة
تقوم بحصر الواقع الفعلي للقوى العاملة في الديوان حسب المستوى التعليمي والتخصص والدرجات الوظيفية وسنوات الخدمة ومتابعة حركتها .
3- شعبة قاعدة المعلومات .
قسم التقييم و التنمية الادارية :
يتولى هذا القسم :
- تقييم الأداء المؤسسي والوظيفي لدوائر الديوان كافة وفق معايير محددة .
- تشخيص الانحراف ومعالجته .
يتكون من الشعب الآتية :
1- شعبة تقييم الأداء المؤسسي .
2- شعبة تقييم الأداء الوظيفي .
مهام القسم :
- وضع معايير الأداء المؤسسي من خلال تحديد إجراءات العمل في كل دائرة
- إعداد استمارات التقييم وتوزيعها على الدوائر ومتابعة تنفيذها
- جمع الاستمارات وتحليل البيانات وتصنيفها وتبويبها
- نشر ثقافة تقييم الأداء في الأوساط الإدارية المختلفة
- رسم الخطوط العريضة للخطط الكفيلة برفع كفاءة الأداء كما“ ونوعا“ بشقيه المؤسسي والوظيفي وبالتنسيق مع الدوائر الأخرى
- رسم الخطط التدريبية وبالتنسيق مع قسم التدريب والتطوير من خلال معرفة احتياج الدوائر لهذه الدورة أو تلك
- تحديث الهياكل التنظيمية في دوائر الديوان مع تقديم المشورة الفنية في مجال الحذف والدمج والاستحداث للتشكيلات الإدارية المختلفة
- قياس وتقييم الأثر التدريبي للدورات ووضع معايير خاصة بذلك وبالتنسيق مع قسم التدريب والتطوير
- تقييم الانجازات المتحققة في دوائر الديوان
- وضع التوقيتات لإجراء عمليات تقييم الأداء المؤسسي
- إعداد وعرض التقارير الخاصة بتقييم الأداء والتنمية الإدارية
- اعتماد الأساليب والإجراءات المتعلقة بالتحفيز الإداري تمهيدا“ للوصول إلى رفع كفاءة الأداء
- وضع برامج وأنظمة لفحص الإجراءات وتقييمها من اجل تطويرها وضمان مواكبتها للتطور الحاصل بالعملية الإدارية ووفق المعايير الدولية
- وضع معايير التقييم الوظيفي بالتنسيق مع الموارد البشرية في الدوائر والمديريات
قسم الشؤون الادارية
التهيؤ لاستقبال وتنفيذ لكل ما يتعلق بخطة عام 2014 وفق المنظور الجديد و الرؤية الصادقة لتقديم الأفضل للخدمات الإدارية :
- ارشفة الكترونية لكافة معلومات الدائرة ضمن قاعدة معلومات الكترونية .
- اعمال المتابعة (الحضور اليومي للموظفين , الواجبات الموكلة , حركة الموظفين )
- تنظيم برامج الكترونية لاقسام الدائرة (برنامج أرشيف الأضابير, برنامج الواردةوالصادرة , برنامج الاجازات , برنامج الدورات, برامج احصائية)
- فتح سجلات خاصة ب (الساعات الاضافية , الحضور , الاجازات …)
- تنظيم الية ترشيح للدورات .
- تشكيل لجنة خاصة بالمشتريات لغرض تلبيه احتياجات الدائرة من (قرطاسية , ضيافة , مواد الكترونية , مواد كهربائية ….)
- تنظيم عملية ربط شبكات داخلية الكترونية للدائرة بالتعاون مع فريق عمل البرمجيات في دائرة التخطيط وفريق عمل الحكومة الالكترونية .
- متابعة عمل الخدمات العامة للدائرة .
يتولى هذا القسم تأمين الخدمات الإدارية للدائرة .
يتألف من الشعب التالية :
1- شعبة الخدمات الإدارية .
2- شعبة إدارة الموارد البشرية .
3- شعبة الحاسبة والانترنت .
شعبة السكرتارية والقلم السري
وترتبط بالسيد المدير العام مهامها تنظيم أعمال مكتب السيد المدير العام .
شــعبة الإعــــلام :
تغطية النشاطات والفعاليات التي تقوم بها دائرة التخطيط والمتابعة على اختلاف انواعها كالمؤتمرات والندوات والورش وفرق العمل وتسليط الضوء عليها وتوثيقها ومن ثم رفعها إلى قسم الإعلام والعلاقات العامة المركزي لعرضها في وسائل الإعلام المختلفة ..
شــعبة النوع الاجتماعي :
تم تشكيل هذه الشعبة بناءً على كتاب وزارة الدولة لشؤون المرأة المرقم (281) في 1/4/2014 ومهام هذه الشعبة ردم الفجوة النوعية بين الرجال والنساء في مواقع العمل كافة والعمل على إدماج النوع الاجتماعي ضمن خطط وبرامج الديوان .